KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU

Öğrenci Aydınlatma Metni

Anadolu Üniversitesi (“Üniversite”) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Üniversite olarak, Üniversite ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile KVK Kanunu kapsamında tanımlı “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

Kişisel Verilerin Toplanması,

Hangi kişisel verilerinizi, hangi amaç için topluyoruz?

Anadolu Üniversitesi olarak;

Kimlik Bilgisi: Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinden işlenmektedir.

İletişim Bilgisi: Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Talep ve şikayetlerin takibi, Yetenek/Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinden işlenmektedir.

Öğrenci Özlük Bilgisi (Disiplin soruşturması, mezuniyet bilgisi, aile bilgileri, sürücü belgesi bilgileri, sertifika bilgileri, askerlik bilgileri, IBAN bilgisi, fotoğraf): Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Talep ve şikayetlerin takibi, Yetenek/Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinden işlenmektedir.

Hukuki İşlem (Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler, Adli Sicil Kaydı): Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Hukuki İşlerin Takibi ve Yürütülmesi, Soruşturma/Disiplin Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda UYAP sistemi veya elektronik olmayan yöntemlerle yazılı ortamlar üzerinden işlenmektedir.

İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, imza örnekleri): Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Talep/Şikayetlerin Takibi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi ve bilgi güvenliği cihaz ve yazılımları üzerinden işlenmektedir.

Mesleki Deneyim (Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, Transkript bilgileri, Sınav sonuç bilgileri, Eğitim bilgileri): Çalışan Adayı/ Stajyer/ Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinden işlenmektedir.

Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri (Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, Güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgileri sınırlı olarak toplanmaktadır.): Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Hukuki İşlerin Takibi ve Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda evrak bilgi yönetim sistemi üzerinden ve elektronik olmayan yöntemlerle yazılı ortamlar üzerinden işlenmektedir.

Salgın hastalık, doğal afet veya mücbir sebeplerle istenecek belgeler: Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinden işlenmektedir.

Şehit yakını, gazi/gazi yakını hangi Kanun kapsamında olduğunu belirten bilgiler: Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinden işlenmektedir.

Fiziksel mekan güvenliği: Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Yetkili Kişi ve Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda bilgi güvenliği cihaz ve yazılımları üzerinden işlenmektedir.

Görsel ve işitsel kayıtlar: Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi, Yetkili Kişi ve Kurumlara Bilgi Verilmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda bilgi güvenliği cihaz ve yazılımları üzerinden işlenmektedir.

Sağlık raporu (sadece sağlık raporu ibraz eden öğrenciler için işlenmektedir.): Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla; Kanunların emredici hükümlerine uyulması, Sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, Kişinin kendi rızası, Sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirilebilmesi hukuki sebeplerine bağlı olarak; elektronik ortamda öğrenci bilgi yönetim sistemi üzerinden işlenmektedir.

Hangi amaç doğrultusunda işliyoruz?

Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunun tarafından öngörülen,

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma
Doğru ve gerektiğinde güncel olma
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma
İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme temel ilkelerine uygun olarak;

KVK Kanununun 5 inci maddesinin 2. Fıkrasında öngörülen;

Kanunlarda açıkça öngörülmesi
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
Bir hakkın tesisi, temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması şartlarına dayalı olarak sınırlı olarak işlenmektedir.

Özel nitelikli kişisel verileriniz KVK Kanununun 6 ncı maddesinin 2. Fıkrasında öngörülen;

“Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır” hükmü uyarınca açık rızanızın bulunması kaydıyla;
Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine ilişkin olarak Eğitim-öğretim faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, ölçme değerlendirme ve başarı takibi yapılabilmesi, Sınav süreçlerinin yürütülmesi, Öğrencilerin barınma, sosyal, mali ve özlük haklarının yerine getirilebilmesi, planlanması ve icrası,
Üniversitenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi amacıyla,
Aydınlatma metninde belirtilen yöntem ve hukuki sebeplerle sınırlı kalmak kaydıyla,
Engelli öğrencilere uygulanan indirim, sınav öncesi ek atama işlemleri ve sınav esnasında engelli öğrencilerin sınav organizasyonunun sınav engel durumuna göre yapılması ve gerekli kolaylığın sağlanması ile sınavlara girmek isteyen öğrenci taleplerinin değerlendirilmesi amacıyla,
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak veri sorumlusu sıfatıyla Anadolu Üniversitesi tarafından sınırlı olarak işlenmektedir.

2. İşlenen Kişisel Verilerin Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; Üniversitemiz hizmetlerinden faydalanmanız için gerekli çalışmaların ilgili iş birimleri tarafından yapılması, Eğitim- öğretim faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, sınav süreçlerinin yürütülmesi, kamu düzeni ve güvenliğinin sağlanabilmesi, Üniversitemizin ve Üniversitemizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini, Üniversitemizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile Üniversitemizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla;

KVK Kanununun 5 inci maddesinin 2. Fıkrasında öngörülen;

Kanunlarda açıkça öngörülmesi
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
Bir hakkın tesisi, temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması koşullarının varlığı halinde açık rızanız aranmaksızın KVK Kanununun 8 inci maddesi uyarınca kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

3. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı Kurulları, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Yükseköğretim Kurumları, Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğü, ÖSYM, Sosyal Hizmetler Müdürlüğü, İlgili İl Göç İdaresi, Yurtdışı Türkler ve Akraba Topluluklar Başkanlığı, Kolluk Kuvvetleri başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşlarına, tedarikçilerimize, iş ortaklarımıza, kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına kanunda öngörülen amaç sınırlamalar dahilinde aktarılabilir.

4. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Üniversitemiz ile aranızdaki ilişkiye bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; sözleşmeler, form doldurulması, evrak sunulması vb. gibi otomatik olmayan yöntemler ile www.anadolu.edu.tr internet sitesi, üniversite yada üniversite çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine elektronik posta gönderilmesi veya üniversitenin bilişim sistemleri üzerinden yazışma yapılması, Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS), Öğrenci Otomasyon Sistemi, e-posta hizmetleri, Kamera kayıtları, Öğrenci Kimlik Kartı okutulması sistemi, çağrı merkezi, üniversitemizin sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan yöntem ve araçlar başta olmak üzere, otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

Kişisel verileriniz, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda hizmetlerimizin sunulabilmesi ve bu kapsamda Üniversitemizin kanunların emredici hükümlerine uyması, sözleşme kurulması, Hak tesisi, Temel Hak ve Özgürlüklere hassasiyet gösterilmesi, kişinin kendi rızası, sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir.

5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, aşağıda düzenlenen yöntemlerle Üniversitemize iletmeniz durumunda Üniversitemiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Üniversitemiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

6. Başvurunun Yapılması ve Yöntemi

KVK Kanununun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, aynı kanunun 11. maddesinde belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili talebinizi kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ya da Üniversitemize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle, anadolu.universitesi@hs01.kep.tr adresine ya da yazılı olarak şahsen, noter veya iadeli taahhütlü posta vasıtasıyla iletebilirsiniz.

Başvuruda;

Adınız, soyadınız ve başvuru yazılı ise imzanız,
Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı iseniz T.C. kimlik numarası, yabancı iseniz uyruğunuz, pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız,
Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresiniz,
Varsa bildirime esas elektronik posta adresiniz, telefon ve faks numaranız,
Talep konunuzun bulunması gerekmektedir. Konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenmelidir.

Başvuru ve bilgi talep formuna Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sayfasından ulaşabilirsiniz.

VERİ SORUMLUSU KİMLİĞİ

T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ
Yeşiltepe Mahallesi, Anadolu Üniversitesi, Yunus Emre Kampüsü Rektörlük Binası, 26470 Tepebaşı/Eskişehir
Telefon: +90 222 335 05 80
Faks: +90 222 335 36 16

Güncelleme Tarihi: 18-01-2024